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时间:2020-07-01 17:48  编辑:横县华为手机

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微软Office的Excel是个人电脑普及以来用途最为广泛的办公软件之一,也是MicrosoftWindows平台下最成功的应用软件。Excel之所以有这样的普及性,是因为它被设计成为一个数据计算与分析的平台,集成了最优秀的数据计算与分析功能,用户完全可以按照自己的思路来创建电子表格,并在Excel帮助下出色地完成工作任务。说它是普及的软件可能已经不足以形容它的威力,事实上,在很多的公司Excel已经完全成为了一种生产工具,在各各不同的核心工作中发挥着重要的作用。无论用户身处哪个行业,无论公司有没有ERP(ERP——EnterpriseResourcePlanning企业资源计划系统,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统集中信息技术与先进的管理思想於一身,成为现代企业的运行模式,反映时代对企业合理调配资源,最大化地创造社会财富的要求,成为企业在信息时代生存、发展的基石。ERP是由美国著名的计算机技术咨询和评估集团GarterGroupInc.提出的一整套企业管理系统体系标准,其实质是在MRPII基础上进一步发展而成的面向供应链的管理思想;是综合应用了客户机/服务器体系、关系数据库结构、面向对象技术、图形用户界面、第四代语言、网络通讯等信息产业成果,以ERP管理思想为灵魂的软件产品;是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。),只需要和数据打交道,Excel几乎是不二的选择。Excel2007与之前的版本(2003、2000等版本)在界面上发生了很大的变化,软件中的菜单和工具栏在2007中无法找到,特别是从2009年4月开始,微软停止向Office2003提供主流支持服务。

随着时间的推移和用户的需要,Office推出不同的版本,但最终的结果都是:我们在应用程序中增加的特性和功能愈多,人们就愈难找到使用产品所需的工具。例如,MicrosoftWord1.0只有大约100条命令,通过菜单就能看到可执行的所有操作。而如今,MicrosoftOfficeWord2003拥有超过1,500条命令,其中许多命令都难以找到。解决发现难这一问题正是OfficeFluent用户界面所要解决的主要问题之一。

Excel2007与早期的版本一样,可以更加轻松地共享电子表格和业务信息,但它同时也新增了一些新的功能。你是否已经熟练掌握了Excel2007;是否体会到了Excel2007新增功能为你带来的新鲜与方便;是否还未曾尝试过这些新鲜实用的功能,那么今天我们就来为大家简单整理一下这些新增功能,以便与你以后的工作。

Excel2007问市已经很久了,但发现身边有好多朋友依然在使用Excel2003,询问之后得知有些人是因为2007版本页面变化太大,很多功能找不到地方,导致自己越忙越乱最终而放弃了使用;还有一部分人是因为根本就不了解2007版本的新增功能,没有体会到这些新功能为自己的工作所带来的方便。希望通过这次专题的学习能使你对Excel2007有一个全新的认识。

Excel2007有更强大的功能,特别是在筛选和数据透视表这二大关键功能上,越早熟悉Excel2007在工作中越能掌握主动。

一、新旧版本的主要差异:

1.在数量上的不同

2.界面的区别

3.文件格式

  

二、Excel2007功能区概况

Office2007的界面和以往版本相比有很大的变化,最大的变化就是使用功能区(Ribbon)代替了以前版本中的菜单和工具栏。

Office2007的功能区(Ribbon)由不同的内容组成,包括对话框、库、一些熟悉的工具栏按钮。在每个Office应用程序中,Ribbon有不同的内容,但都位于应用程序顶部且由类似的组件组成。

关于Ribbon用户界面

比尔·盖茨说,“Office2007采Fluent/Ribbon用户界面,微软冒着一定风险。多年以来,在我们的Windows和Mac软件中,采用‘文件’,‘编辑’,‘视图’的菜单模式,俨然成为标准。但是我们发现这样做隐藏部分功能。现实情况是,下拉菜单越来越长,用户根本不清楚菜单底部的选项。这意味着用户要求我们实现的功能,其实我们早已经具有了。”

Office2007采用Fluent/Ribbon图形用户界面后,微软在Office2008forMac中采用了类似的概念。微软还授权第三方开放商来增强Ribbon的功能。

盖茨说,“所以我们认为,如果不改变UI,那么用户将对不知道使用一些功能。所以我们采用Ribbon主题。我们进行了严禁的可用性测试,我们得到了十分积极的反馈。”

现在,Fluent/Ribbon不仅在Office中采用,微软还将其做为Windows7的图形界面的一部分。盖茨说,“Ribbon从Office2007真正开始,但是我们希望它扩展到所有的软件中。已经证明该界面能很好地适合触摸屏,并能充分发挥软件地功能。”

选项卡:位于Ribbon的顶部。标准的选项卡为“开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅、视图、加载项”,缺省的选项卡为“开始”选项卡,用户可以在想选择的选项卡上单击在选择该选项卡。

组:位于每个选项卡内部。例如,“开始”选项卡中包括“剪贴板、字体、对齐”等组,相关的命令组合在一起来完成各种任务。

命令:其表现形式有框、菜单或按钮,被安排在组内。

注:在任一选项卡中双击鼠标可以隐藏功能区(Ribbon),在隐藏状态下,可单击某选项卡来查看Ribbon并选择其中的命令。再次双击鼠标功能区(Ribbon)恢复显示。

功能区(Ribbon)将相关的命令和功能组合在一起,并划分为不同的选项卡,以及根据所执行的任务出现的选项卡。如果想插入一个对象,则选择功能区(Ribbon)的“插入”选项卡,其中包括可以在工作表中插入的对象和相关命令;如果继续选择“插入”中的“图表”,功能区则会出现与图表相关的选项卡。也就是说,用户可以很容易找到当前需要使用的命令,而不必像原先一样,一个菜单一个菜单地查找。

Excel2007功能区(Ribbon)概况

上图是Excel2007的界面 

图中紫色圆圈部分是“Office按钮”,单击该按钮,则显示与文件操作相关的命令,包括:新建、打开、保存、另存为等功能,相当于以前版本中的“文件”菜单中的大多数内容。

绿色部分是“快速访问工具栏”,比较类似于以前版本中的工具栏,该窗口可以放在“Office按钮”的旁边,也可以放在“带形功能区”的下方。

灰色部分是“功能区(Ribbon)”,系统将功能进行逻辑分类,“功能菜单选项”放在相应的“带形功能区”中,共分9类,但其中的7类固定显示,即开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅、视图。其中2类可在“Excel选项”对话框中决定是否显示,即开发工具、加载项。每个功能区中又分成几块小的区域,分别集中相应的功能命令按钮。同时,一些命令按钮旁有下拉箭头,含有相关的功能选项。在区域的右下角,有扩展箭头可显示该区域功能的对话框。也可以称为对话框启动器,单击该图标,将打开相关的对话框或带有一组命令的任务面板,允许选择更多的选项。

功能区下文右下角是相应功能的智能化屏幕提示。如果想要取消智能提示,可以按下圆形的Office按钮,选择菜单中的“Excel选项”,在“Excel选项”对话框的“常用”选项卡中,可以选择“屏幕提示样式”为“不在屏幕提示中显示功能说明”或“不显示屏幕提示”。

功能区下文中间部分是鼠标右键点击单元格出现的微型工具栏和快捷菜单。

功能区下文左边是扩展箭头的智能化屏幕提示。

Excel2007中的“名称框”可以调整大小,而以前版本的名称框则是固定大小的。

Excel2007中的各功能区不能移动,它们都是固定的。除了“开发工具”“加载项”可在“Excel选项”对话框中决定是否显示外,其它功能菜单在Excel2007界面中。虽然各功能不能随便移动,但在“双击”的境况下部分功能区可以隐藏和显示。如:“功能菜单选项”。

Excel2007中的“编辑栏”中,当输入的字符数超出可容纳的范围时,自动隐藏多余的文字而不会遮挡工作表区域,并且可以向下调整“编辑栏”的宽度容纳更多的字符。比以前的版本在功能上增强了很多。

Excel2007在工作表标签右侧“插入工作表”,单击可以插入工作表。当然,也可以像以前一样,在工作表标签上右击,从弹出的快捷菜单中选择“插入工作表”命令。与以前版本不同的是,新工作表将插入在最右侧,以前的版本是最左侧,并且默认为Excel工作表。

在“功能菜单选项”中的“视图”,Excel2007工作表包含三种视图模式,即普通视图、分页预览和页面布局视图。

在Excel2007以前的版本中,仅仅提供了“普通”视图和“分页预览”视图两种视图模式。这种功能限制使得用户在“分页预览”视图模式下无法对工作表进行任何编辑。Excel2007增加了“页面布局”视图,从而帮助用户在分页预览工作表的同时编辑数据、编辑页眉和页脚、使用工具栏编辑公式等,适合于在打印Excel2007工作表时使用。

用户可以通过单击状态栏中的视图切换按钮在三种视图模式之间进行切换,其中普通视图为默认视图模式,用于正常显示工作表;分页预览视图可以显示蓝色的分页符,用户可以用鼠标拖动分页符以改变显示的页数和每页的显示比例;在Excel2007页面布局视图中,每一页都会同时显示页边距、页眉、页脚,用户可以在此视图模式下编辑数据、添加页眉和页脚,并可以通过拖动上边或左边标尺中的浅蓝色控制条设置页面边距。

(多了一个“录制新宏”按钮,单击即可录制宏。相当于在原版本的Excel中选择了菜单命令“工具——宏——录制新宏”)。

Excel2007不能一次性关闭,即需要点击两次左上角的“关闭”按钮才能退出Excel。

总之,在Excel2007的界面中,将功能可视化和图形化,达到直观且方便查找的目的。许多实用的功能图形化,极大的方便了用户的效率。

键盘加速键

所谓键盘加速键是指在Excel2007中通过按下Alt+字母组合键选择功能区、命令或按钮,该功能一般适用于完全依靠键盘操作Excel2007的情况。例如,要使用键盘切换功能区,则可以按下并释放Alt键。此时每个功能区名称的下方会出现一个英文字母,直接按下目标功能区所对应的英文字母则会打开该功能区。

小提示:在显示键盘加速键的情况下,用户无需总是按住Alt键而直接按下对应的英文字母即可执行相应的命令。如果需要取消加速键的提示,可以再次按下Alt键或用鼠标单击电脑屏幕任意位置。

三、Excel2007中的“Office按钮”

   在MicrosoftOffice以前的版本中,许多最有用的功能与文档创作体验完全不相关,而是涉及到您处理文档的方方面面:共享文档、保护文档、打印文档、发布文档和发送文档。尽管如此,MicrosoftOffice应用程序以前的版本缺少用户可在一个地方看到所有这些功能的单一中央位置。文件级功能与创作功能混杂在一起。

OfficeFluent用户界面将MicrosoftOfficesystem的功能都整合在用户界面的一个入口处,即“Office按钮”中。这种做法有两大好处。第一,可以帮助用户找到这些有用的功能。第二,它使功能区的作用侧重于创建优秀文档,从而简化了核心创作方案。

Excel2007界面左上角的“Office按钮”,出现如图所示的菜单

该菜单中包含了一些与文件操作相关的命令,其中右侧有箭头的项目包含有子菜单,与以前版本不同的是,在子菜单中不仅有菜单命令,还有该菜单命令的简要说明。

注意,底部有两个按钮,其中一个是“Excel选项”按钮,单击它,将调出“Excel选项对话框”。

“Excel选项”对话框

可以看出,与以前版本的“Excel选项”采用选项卡组织的方式不同,Excel2007中的选项卡采用“组合列表框”式的组织方式,即在左侧单击相应的分类,在右侧则是相应的内容信息。下面简单地说明一下“Excel选项”对话框中的一些选项功能。

(1)在“常用”选项卡中,可以设置是否将“开发工具”选项卡显示在界面中,即选中或取消选中“在功能区显示‘开发工具’选项卡”复选框。还可以选择界面的配色方案,默认为蓝色。也可以创建或编辑自定义列表。

(2)“公式”选项卡则是设置与公式有关的选项。“校对”选项卡用来设置更正或设置文本格式的方式。“保存”选项卡用来设置工作簿的保存方式。“高级”选项卡用来设置工作簿的一些高级功能,如编辑、显示等。

(3)“自定义”选项卡用来设置显示在“快速访问工具栏”中的命令。与以前版本有区别的是,在以前版本中,当打开“自定义”对话框时,可以自如地设置工具栏和菜单,但在Excel2007中则不行。在Excel2007中各带形功能区中的选项卡和命令都是固定的。

(4)“加载项”选项卡中扩展了加载宏的类型,包括COM加载宏、XML扩展包等。

(5)在“Excel选项”中不能取消或隐藏状态栏显示,而以前版本的Excel中就有。如果要在Excel2007中隐藏状态栏,则需要使用VBA语句:Application.DisplayStatusBar=False

初步使用Excel2007时,可能不太习惯,这很正常,毕竟我们对传统的菜单和工具栏太熟悉了,不管是在Office应用程序中,还是在其它应用软件中,基本上都是菜单和工具栏的形式。但进一步熟悉和使用Excel2007后,才能体会到这种命令组织的独到和方便之处,这种方式将众多的命令巧妙地组合在一起,并使常用的命令一目了然地出现在界面中。这也许是Microsoft积累和沉淀后的创新吧。

四、功能改进

1、标签菜单更直观

Excel2007彻底抛弃了以往的下拉式菜单,做成了更加直观的标签式菜单(如图1),大大方便了用户的操作。

对于一些设置比较多的菜单项,点击右下角的级联按钮就可以展开后续对话框。

双击某个菜单标签(如“开始”),即可以将相应的菜单标签向上隐藏起来,扩大编辑区;再次单击某个菜单标签,即可展开相应的菜单标签。

2、任务窗格取消好

大家知道,自Ofice2002版本开始,各组件都增加了一个“任务窗格”功能。由于展开“任务窗格”后,占区了近三分之一的编辑区,于是,大家都通过“选项”设置,取消这个自启动的“任务窗格”功能。现在好了,在Office2007版本中,“任务窗格”的功能被取消了。

3、折叠编辑人性化

在以前的版本中,但我们向某个单元格中输入大量的字符后,再选中该单元格,则编辑栏中显示出的内容,遮盖住了下面的某些单元格中的内容。在2007中,编辑栏具有了折叠功能。通常情况下,只显示出1行的内容,如果要在编辑栏中查看整个内容,只要单击一下右侧的折叠按钮即可。编辑栏全部展开后,整个表格自动下移,不会遮盖掉表格中的任何内容。

4、合并居中更科学

大家知道,Excel有一个“合并居中”功能——可以将多个单元格合并成一个单元格。如果我们想将每行的多个(如6个)单元格合并成一个单元格,在以前的版本中,只能一行一行的操作。在Excel2007中,可以一次性操作完成:

选中需要合并的多行单元格区域,展开“开始”标签菜单,单击“合并与居中”按钮右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“跨越合并”选项即可。

5、智能定位对话框

Excel2007对相应格式设置对话框的定位更加智能化:例如,我们选中某个单元格(区域),在“开始”标签菜单中,单击“字体”标签右下角的级联按钮,即可打开“单元格格式”对话框,并定位到“字体”标签中。

6、即选即显设字号

我们选中某个单元格(区域),在“开始”标签菜单中,单击“字号”右侧的下拉按钮,在随后弹出的字号列表中,当我们将鼠标停留在某个字号是时,单元格中的字符即刻以相应的字号显示出来,并通知化的调整行高以适应字号的大小。

7、页眉页脚快添加

除了可以用传统的方法为工作表设置页眉(脚)外,增加了快速设置页眉(脚)的方法:单击状态栏右侧的“页面”视图按钮,切换到页面设置视图下,即可将相应的字符输入到页眉(脚)的位置上。

8、函数跟随真方便

当我们输入函数式的前导符——“=”号及函数名称前面部分字母时,系统自动列出类似的函数,供操作者直接选择输入,既提高了函数式的输入速度,又保证了函数式输入的准确性。

9、查找功能更强大

在“开始”标签菜单中,单击“查找和选择”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择相应的选项(如“公式”),即可完成相应查找及选择操作。

10、颜色筛选有妙法

可能因某种需要,我们给某列的单元格(或其中的字符)设置了不同的颜色,现在需要将相同颜色的数据筛选出来。这在以前的版本中是很难实现的,在2007版本中,可以轻松实现:选中相应列的某个单元格,切换到“数据”标签菜单下,单击一下其中的“筛选”按钮,进入“自动筛选”状态,单击列标题右侧的下拉按钮,在随后弹出的快捷菜单中,展开“按颜色筛选”下面的级联菜单,根据需要选定一种“填充颜色”或者“字符颜色”即可。

11、颜色排序更自由

可能因某种需要,我们给某列的单元格(或其中的字符)设置了不同的颜色,现在需要按颜色对数据进行排序。这在以前的版本中也是很难实现的,在2007版本中,可以轻松排序:选中相应列的某个单元格,切换到“数据”标签菜单下,单击一下其中的“排序”按钮,打开“排序”对话框,在“列”下面设置排序的列标题(如“序号”),将“排序方式”设置为“单元格颜色”或“字体颜色”,在“次序”下面选中作为第一排序对象的颜色(如“蓝色”),并设置排序方式为“在顶端”或“在底端”。上面的设置完成后,单击其中的“添加层次”按钮,再仿照上面的操作设置好第二、三……排序对象的颜色。

全部设置完成后,单击“确定”按钮返回,数据即刻按设置的颜色进行了排序。

12、快速添加工作表

在2007版本中,我们发现在下端工作表标签名称右侧新增了一个按钮——插入工作表。单击此按钮,即可在最后添加一个空白工作表。

要添加工作表,说明现有的工作表不够用,通常情况下,我们希望添加的工作表排在最后,这个按钮就是为此而设置的。而在以前的版本中,插入的工作表位于选定工作表前面,不符合人们的思维习惯。

13、一个按钮真轻松

随着使用者Excel水平的不断提高,使用“宏”功能的机会越来越多,于是,在2007版本中,在状态栏中增加了一个“录制新宏”按钮,单击这个按钮,即可快速打开“录制新宏”对话框。

14、状态统计项目多

当我们选中多个单元格时,在状态栏中即刻显示出所选中数据的行数(计数);如果选中的是数值单元格区域,则同时显示出数值的“和”和“平均值”等统计数据。

15、快捷工具速定义

在Excel2007界面的标题栏处,有一个快捷工具条,默认情况下其中包含了“保存、撤消、打印”等快捷按钮,通过简单的设置,可以向其中添加我们常用的操作按钮:右击标题栏左侧Office图标,在随后出现的快捷菜单中,选择“自定义快速访问工具栏”选项,打开“选项”对话框,此时,系统自动定位到“自定义”标签中,选中需要添加的按钮选项(如“打印预览”,单击一下“添加”按钮,将其添加到右侧的工具条框中,确定返回即可。

五、Excel2007常用技巧:

1.灵活添加Excel文档的页眉和页脚

以往,要想为Excel文档添加页眉和页脚绝非是一件轻松的事情,我们需要经过层层对话框的设置才能完成添加任务。如今,借助全新的Excel2007,就能够在完全可预览的“页面布局”视图中为Excel文档添加页眉和页脚,操作过程简单且直观。

(1)在Excel的“功能区”中,单击“插入”选项卡。

(2)在“文本”组中单击【页眉和页脚】按钮。

(3)此时,在“功能区”中会出现“页眉和页脚工具”的上下文相关选项卡,在其中的“设计”选项卡中提供了我们需要的所有命令,由此可以非常直观地对Excel文档的页眉和页脚进行编辑。

2.以最快的速度让表格变得漂亮

在Excel2007工作表中,您可以将注意力全部集中在重要数据的输入上,而不必花费任何心思在表格的格式设定与外观的操作上。Excel2007可以帮助您以最快的速度完成表格的美化工作。

(1)定位到包含数据的任意单元格中。

(2)在“开始”选项卡的“样式”组中,选择一款“套用表格格式”。

(3)此时弹出“套用表格式”对话框,指定表数据的来源。

(4)单击【确定】按钮后,就会自动为表格添加标题文字颜色、标题单元格填充色以及隔行填充色,并且还会把表格区域转化为列表,得到列表的诸多功能,如自动筛选等。

3.自动套用适当格式与自动创建计算列

当您需要为已有表格添加新列时,Excel能够自动套用已有格式,无需进行重新设置。此外,在MicrosoftOfficeExcel表格中,可以快速创建一个计算列。计算列使用一个适用于每一行的公式,它可以实现自动扩展以包括附加行,从而使公式也立即扩展到这些行中。您只需将公式输入一次,而无需使用“填充”或“复制”命令。

(1)当您想添加新列时,只需在Excel表格的右侧输入新字段名称(如“合计”),按【Enter】键后便会自动增加一列并自动套用适当格式。

(2)定位到“E3”单元格输入计算合计的公式,按【Enter】键后,会自动将公式填充至列表末尾,计算出所有合计金额,自动创建计算列。

 显然,上述功能十分有用,如果表格很长,不用像以前那样向下拖拽总是找不到末尾。

4.轻松删除重复数据

  在使用Excel处理大量数据时,经常会遇到数据重复录入的现象,尽管我们一遍遍地仔细核对,但出现这样的失误还是难以避免的。借助MicrosoftExcel2007,这样的问题可以轻松得到解决。

  在Excel中录入数据后,我们一般用高级筛选来处理删除重复的记录,Excel2007保留了这个功能,同时又增加了一个“删除重复项”按钮,使操作更加简单、灵活。

  (一)传统方法:使用高级筛选

  步骤如下:

  ①单击数据区,选中其中的任一个单元格。如果只是针对其中部分字段和记录进行筛选,可先选中这部分区域。注意:只对连续选中的矩形区域有效。

  ②单击“数据”标签,再单击下面工具栏中的“排序与筛选”区中的“高级”按钮,如图1。

  ③在弹出的“高级筛选”对话框中选中“选择不重复的记录”复选项,在列表区域框中将自动出现筛选区域的范围,查看是否正确,不正确可用鼠标拖动重新选择;此外,可选择筛选结果的显示方式,这里选择的是“在原有区域显示筛选结果”。如图2。

  ④单击“确定”按钮,筛选完成,完全相同的记录除第一个被保留外,其他的均被删除。如图3。

  (二)删除重复项

  Excel2007中增加了一个“删除重复项”按钮,用它来删除重复记录更加容易。步骤如下:

①单击选中数据区中的任一个单元格。

  ②单击“数据”标签,再单击其下工具栏中“排序与筛选”区中的“删除重复项”按钮,如图4。

  ③在弹出的“删除重复项”对话框选择要检查的字段。为了对比第一种方法,此处只选择前三项,如图5。

  ④单击“确定”按钮,只要前三个字段完全相同的记录除第一个外全部被删除,如图6,再次单击“确定”按钮,确认结果。

5.借助丰富的图标来呈现数据的发展趋势

现在,通过利用Excel2007提供的色彩绚丽、形式多样的图标集,可以非常快速地以图形化的方式显示出数据的发展趋势。

(1)选中表示趋势的数据,如“L3:L8”单元格区域。在“开始”选项卡中,单击“样式”组中的【条件格式】按钮,在弹出的下拉菜单中执行【图标集】|【四向箭头(彩色)】命令,即可为数据添加相应图标。

(2)如果此时添加的图标不能满足需要,您还可以单击“样式”组中的【条件格式】按钮,在弹出的下拉菜单中执行【管理规则】命令,打开“条件格式规则管理器”对话框。

(3)在该对话框中,选中“图标集”规则,并单击【编辑规则】按钮。在随即打开的“编辑格式规则”对话框中,设置具体的规则(如值的类型和大小),以显示不同的图标。

6.迅速制作专业的精美图表

Excel2007为您提供了十分灵巧的图表设计工具,能够让您快速完成专业的数据统计与分析,轻松制作出专业的精美图表。

(1)选中“A1:B5”单元格区域,单击“插入”选项卡,在“图表”组中选择“饼图”。

(2)随即出现“图表工具”,在“设计”选项卡中的“图表样式”组中可以看到很多专业的配色方案,选择一款样式。再从“图表布局”组中选择第1种布局,即可自动添加百分比标注。

(3)若要设置饼图上的标注文字,可以右键单击任意一项标注文字,此时便会弹出浮动菜单(在Word和PowerPoint中也有),它包含了最常用的一些命令,可以在此设置字体颜色和字号等。

以往要做出这种专业的精美图表要花很多时间进行设置,而现在用不了1分钟就能做出来。

7.轻松编写公式

全新的、面向工作成果的用户界面设计将最常用的命令放置在“功能区”中,您可以在“公式”选项卡的“函数库”组中快速发现并使用所需函数,从而提高编写公式的效率。为了使查看和编辑单元格中的长公式更为方便,您可以通过以下3种方法来调整编辑栏中公式框的大小。

(1)要在将公式框展开成三行或更多行,或者将公式框折叠成一行间切换,可单击编辑栏末端的按钮。也可以按【Ctrl】+【Shift】+【U】组合键。

(2)要精确调整公式框的高度,可将鼠标指针悬停在公式框底部直到指针变为垂直双箭头,按住鼠标左键上下拖动垂直双箭头到您所需的位置,然后松开鼠标。

(3)要自动调整公式框的大小以适应活动单元格中的文本行数直到最大高度,可将鼠标指针悬停在公式框上直到指针变为垂直双箭头,然后双击鼠标左键。

8.按颜色对数据进行筛选

在上一个技巧中,我们已经学会了如何按颜色来对数据进行排序,那么如何按颜色来对数据进行筛选呢?别着急,答案马上揭晓,这是一个令人兴奋、值得期待的全新功能。

(1)利用“开始”选项卡的“样式”组中的“条件格式”中的“突出显示单元格规则”功能为“E3:E12”单元格区域应用不同的单元格颜色和字体颜色。

(2)单击数据区域中一个单元格,在“编辑”组中单击【排序和筛选】按钮,在弹出的下拉菜单中执行【筛选】命令,Excel便会自动为列标题添加自动筛选的下三角按钮。

(3)单击“到期日期”列标题右侧的下三角按钮,在其下拉菜单中执行【按颜色筛选】命令,然后从右侧的“按单元格颜色筛选”或“按字体颜色筛选”列表中选择一种颜色,即可完成筛选工作。

9.单元格样式一步到位

如果您想在一个步骤中应用几种格式,并确保各个单元格格式一致,可以使用单元格样式。单元格样式是一组已定义的格式特征,如字体和字号、数字格式、单元格边框和单元格底纹。通过Excel2007提供的内置单元格样式,您可以非常便捷地完成格式设置工作。

(1)选择要设置格式的单元格。

(2)在“开始”选项卡的“样式”组中,单击【单元格样式】按钮。

(3)单击要应用的单元格样式。

此外,还需了解一点,单元格样式基于应用于整个工作簿的文档主题。当切换到另一文档主题时,单元格样式会更新以便与新文档主题相匹配。

10.创建Excel表格以便始终看到表格标题

为了使您在阅读长篇幅数据表格时更加方便,Excel2007提供了一项非常实用的功能,只要将数据区域转换为表格,您在浏览表格数据时就可以始终清楚地看到列标题。

(1)选择要转换为表格的数据区域,单击“插入”选项卡。

(2)在“表”组中,单击【表】按钮,打开“创建表”对话框,选中“表包含标题”复选框,单击【确定】按钮。

(3)创建表格后,上下滚动该表格就可以始终看见表格标题,即原标题行出现在列标的位置上(当然光标要位于该表格中,拖动滚动条时才可看见列标题)。

提醒大家,直接给普通的数据区域“套用表格格式”也可以把数据区域转换为Excel表格。

11.轻松改变Excel表数据

在一个Excel表格中,如果一列中的每一个单元格都有相同的公式,改变其中一个公式,则其余的单元格公式也会自动改变。

如果是一个普通的工作表,则先将转化为Excel表,然后更正其中一个表格的公式即可。

12.自动添加表格字段标题

在进行表格数据的输入时,只要在表格右侧的空白单元格里输入数据,Excel2007将会为你新添加字段标题,并自动辨别和套用适当的名称与格式。

比如:在工作表中已经填写了“一月”的数据,再在工作表右侧空白处继续输入其他的数据时,通过默认的自动填充或自定义列表的功能特性,Excel2007立即贴心地为你添写新字段“二月”的标题文字与格式设定。你只需专注后续重要数据的输入,而不必花费任何心思在表格的格式设定与外观的操作上。

13.SmartArt功能

Excel2007的SmartArt是由旧版的"资料库图表"为蓝图重新打造的强大新功能,有了此功能,在做报告和简报时将不用再为画一堆的示意图所困扰,SmartArt可将复杂的互动式图表新增至你的文件中。在选定一个SmartArt图形后,能快速的增加阴影、映像、发光以及其它特殊的效果。

“SmartArt”工具,它使用户制作出精美的文档图表对象变得简单易行。

SmartArt我们不妨将其翻译为“精美艺术”,它用于在文档中演示流程、层次结构、循环或者关系。SmartArt图形包括水平列表和垂直列表、组织结构图以及射线图与维恩图。它将上几个版本中与此有关的内容作了整合后进一步完善了其内容。配合图形样式的使用,它会展示出您意想不到的效果。

14.Excel2007处理图片

①删除边缘多余的部分

首先选中图片,单击图片工具→格式→裁剪,这时图片中会出现8个“控制点”-4个角加上4条边的中点,进行相应的裁剪操作。

②应用图片样式

Excel2007提供了28种图片样式,它增加了相应的立体感和阴影,使用简单可直接使用。如果需要使用个性化的效果,则在“图片形状”、“图片边框”和“图片效果”中进行自定义设置。

③调整(亮度、对比度)

亮度是指画面的明亮程度。对比度是最黑与最白亮度单位的相除值。白色越亮,黑色越暗,对比度就越高。

④旋转图片 

⑤压缩图片

压缩图片可以缩小Excel文件的大小。当用户选中压缩图片命令,会弹出相应的对话框,如图:

如单击“选项”按钮,会弹出它的对话框。压缩完成以后最好要进行文件的保存操作。

15.让Excel2007开口说话

16.Excel2007数据排序新体验

做为里程碑式的升级换代产品Excel2007,它在诸多的数据分析领域方面都加强了功能。在数据排序这一块产生了非常多的亮点,这些亮点分别是:

1改变了以前排序对话框一次只能设置三个关键字的弊端,在Excel2007对话框中可以接受64个条件数量,这样对于一个普通表格可以说是不受数量条件限制;

2Excel2007数据排序不再只针对单元格的数值和文本,还可以接受单元格的属性参与排序,这些属性包括字体的颜色、单元格的背景色,甚至是由条件格式产生的图示、图标;

3排序这一功能不再是只能在我们的工具栏上去调用翘足或者是原来的菜单命令里面去调用,而是几乎随处都可以调用。这就大大方便了用户对数据排序的使用。

Excel2007“插入”和“数据”功能选项卡中都有排序这一功能,另外进行排序的所在列单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单Excel2007增加了“排序”这一功能操作,这样就大大方便了用户操作,提高了的效率。

除此以外,我们可以把整个数据表格转换为Excel表格,那什么叫Excel表格呢?它是在Excel中把一个特定的区域视作特定的表格,这个表格可以完成普通表格所不能具备的各种功能,如果把普通区域转换为Excel的专用表格,Excel提供一些处理表格的非常有效的工具。例如:

★通过单击设置有吸引力的格式。

★轻松地在表格的汇总行中插入求和公式。

★如果列中的每个单元格包含相同的公式,可以编辑其中一个公式,其他的则自动进行更改。

★轻松地在表格的标题行和汇总行切换显示。

★轻松地删除重复项。

★已扩展“自动筛选”和“排序”选项。

★如果根据表格创建一张图表,则图表总是反映表中的数据——即使添加新行也会反应出来。

★如果向下滚动一张表,以致标题行不再可见,则列标题当前显示的是工作表列字母。

17.公式记忆键入

在Excel2007中输入公式可以不那么讨厌了,多亏有了“公式记忆式键入”新功能。当开始输入一个公式时,Excel显示了不断更新的匹配项下拉列表,包括每一项的描述。当看到想要的项时,按Tab键将其输入到公式里。该列表中的项目包含函数、定义名称和表格参考。

 

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